HiPath OpenOffice ME

Kommunikation leicht gemacht

Die Informationstechnologie hat die Art revolutioniert, wie Unternehmen Informationen und Ideen miteinander austauschen. Gleichzeitig hat sie aber auch ein neues Problem geschaffen: All die E-Mails, Nachrichten, Voicemails und Telefonanrufe müssen gesondert bearbeitet werden und mindern die Produktivität der Mitarbeiter. Mit einer Telekommunikationsbasis, die dies alles miteinander verbindet, gewinnen Sie wieder die Kontrolle, die den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens sichert.

Es liegt schon eine gewisse Ironie darin: Ausgerechnet die Kommunikationsgeräte, die Ihren Mitarbeitern mehr Freiheit und Mobilität verleihen sollen, können Ihr Unternehmen nachhaltig ins Stocken bringen. Denn wenn Ihre Mitarbeiter vor allem damit beschäftigt sind, entgangenen Anrufen hinterher zu telefonieren, auf Rückrufe zu warten und so ans Telefon gebunden sind, können diese kaum zu Ihrem Gewinn beitragen. Kleine und mittelständische Unternehmen verwenden laut einer Studie von Sage Research durchschnittlich 6,4 unterschiedliche Kommunikationsgerätearten und 4,8 Kommunikationsanwendungen. Darüber hinaus versuchen 52 Prozent der Arbeitnehmer auf mehrere Arten, jemanden zu kontaktieren. Trotz all dieser Versuche gelingt in 36 Prozent aller Fälle keine Verbindung. Obwohl sie also die meiste Zeit ihres Tages am Telefon verbringen und versuchen, andere zu erreichen, verpassen sie die wirklich wichtigen Anrufe. Dies bedeutet wiederum, dass 22 Prozent der vereinbarten Fristen nicht eingehalten und wertvolle Einnahmemöglichkeiten verpasst werden.

Effizientere Kommunikation

Zum Glück gibt es Kommunikationslösungen, mit denen sich das geschilderte Szenario grundlegend ändern lässt. Solch eine Lösung führt Ihre Kommunikation wieder zusammen und schafft so ein nahtloses Kommunikationssystem mit den Programmen und Anwendungen, die Ihre Mitarbeiter tagtäglich nutzen. Telefonanrufe, Voicemail-Boxen, Konferenzschaltungen, Faxen und Messaging werden in einer einzigen,einheitlichen und leistungsstarken Lösung miteinander verbunden. Das Resultat: Die Effizienz Ihres Unternehmens wird erhöht.

Lösung für den Mittelstand

Der Einsatz eines solchen Kommunikationssystems rechne sich nur bei großen Unternehmenmeinen Sie? Dies ist ein verbreiteter Irrtum. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen wurden Lösungen mit großem Funktionsumfang und gleichzeitig moderaten Preisen entwickelt, die auch für kleine und mittlere Unternehmen tragbar sind. HiPath Open- Office ME von Siemens Enterprise Communications zum Beispiel: Es lässt sich problemlos in die bestehende IT-Umgebung integrieren, es besteht also keine Notwendigkeit für einen kompletten Ersatz Ihrer Infrastruktur. Außerdem ist es einfach zu verwalten und zu warten. HiPath OpenOffice ME kann mühelos von 20 auf bis zu 150 Benutzer angepasst werden. So stehen auch für zukünftige Geschäftsentwicklungen ausreichend Ressourcen zur Verfügung.

Alles schon drin

Das Herz von HiPath OpenOffice ist die OpenScape Office Application Suite. Sie beinhaltet die Leistungsmerkmale Verfügbarkeitsmanagement, Mobility-Funktion, persönliche Voicemail- und Fax- Boxen, persönliche automatische Vermittlungsfunktionen (Auto Attendants) und automatische Benachrichtigungsfunktion (Auto Notifications).

Intelligentes Präsenzmanagement

Mit HiPath OpenOffice lassen sich Arbeitsabläufe und Produktivität signifikant verbessern. Zum Beispiel lässt sich dank des integrierten Präsenzmanagements die Erreichbarkeit wesentlich erhöhen. Die Präsenzfunktion informiert einen Anrufer darüber, ob der gewünschte Gesprächspartner in einem Meeting, im Home Office, auf Dienstreise oder im Urlaub ist. Für verschiedene Abwesenheitstypen lassen sich Regeln einrichten, nach denen Tele fonate aufs Handy, den Anschluss eines Kollegen oder die Mailbox weitergeleitet werden. Selbst die individuelle Weiterleitung bestimmter Rufnummern ist möglich. Microsoft Office Outlook Plug-In HiPath OpenOffice ME lässt sich nahtlos mit Microsoft Office Outlook integrieren. So hat jeder Mitarbeiter über nur einen einzigen Bildschirm Zugang zu sämtlichen Kommunikationsmitteln. E-Mail, Voicemail, Fax und Instant Messages können über die Anwendung eingesehen, verwaltet und beantwortet werden, die den Mitarbeitern am vertrautesten ist. Der Verfügbarkeitsstatus sowie Voicemail-Ansagen werden dynamisch geändert, je nach den Ereignissen, die im Outlook-Kalender verzeichnet sind. Dadurch erhalten die Anrufer immer die neuesten Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Es ist nicht erforderlich, zwischen den Systemen oder Oberflächen zu wechseln.

Kommunikation ohne Kompromisse

Fazit: HiPath OpenOffice von Siemens Enterprise Communications eröffnet effiziente Kommunikation ohne Kompromisse. Sie erreichen ein neues Maß an Produktivität, indem Engpässe und Zeitverschwendung vermieden und die Entscheidungsprozesse beschleunigt werden. So steigern Sie die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern und verbessern die Ertragspotenziale – und dies alles bei moderaten operativen Kosten.

Was HiPath OpenOffice alles leistet? Ein typischer Arbeitstag zeigt es Ihnen:

09:05 Uhr Sie müssen sofort mit jemandem sprechen, aber diese Person telefoniert bereits. Mit HiPath OpenOffice können Sie den Verfügbarkeitsstatus dieser Person überprüfen und ihr eine Instant Message zukommen lassen.

10:30 Uhr Ein Meeting außer Haus hat länger als geplant gedauert und Sie werden später als erwartet in Ihr Büro zurückkehren. Aktualisieren Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus bequem von Ihrem Mobiltelefon aus, anstatt jeden Kollegen einzeln zu informieren. Auch Ihre Voicemail-Ansage wird sich dynamisch verändern, je nach Ihrem Ver fügbarkeitsstatus.

12:22 Uhr Sie haben einen wichtigen Kunden am Telefon, der genau in diesem Moment eine Konferenzschaltung möchte. Mit HiPath OpenOffice können Sie sofort sehen, wer verfügbar ist. Über Drag and Drop können Sie die verfügbaren Teammitglieder in Ihre Anwendung aufnehmen, um diese umgehend anzurufen. Wenn jemand bereits ein anderes Telefonat führt, können Sie diesem eine Instant Message senden und ihn bitten, so bald wie möglich in die Telefonkonferenz einzusteigen.

13:20 Uhr Statt in die Mittagspause zu gehen, sehen Sie ein wichtiges Dokument durch. Sie müssen die Nummer einer Kontaktperson wählen, die in der Datei angegeben ist. Mit HiPath OpenOffice genügt ein Klick auf die Nummer, um den Anruf direkt von Ihrem Laptop aus zu tätigen.

14:59 Uhr Sie sind gerade in einem wichtigen Telefonat und müssen Ihre Aufmerksamkeit gleichzeitig auf das Zuhören, das Sprechen und das hektische Notieren von Informationen richten. Purer Stress! Mit HiPath OpenOffice können Sie das Gespräch einfach aufzeichnen und später einen detaillierten Bericht darüber erstellen oder es nochmals anhören.

17:23 Uhr Sie waren den ganzen Tag in Besprechungen, haben zwischendurch Rückrufe getätigt und Telefonanrufe entgegen genommen. Allerdings erinnern Sie sich nicht mehr an jeden, den Sie zurückgerufen haben und der Sie angerufen hat. Mit HiPath OpenOffice können Sie Nachrichten in Ihrem Call Journal nach Prioritäten ordnen und an sehen, ohne jede einzelne Nachricht abzuhören.