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- E-Mails sind Geschäftsdokumente
- Nützliche Outlook-Tipps
- Angiffsziel Smartphone
- Deutsch für Computer
- E-Mails für den Müll
- Werksspionage per Handy
E-Mails sind Geschäftsdokumente
E-Mails sind schnell gelöscht. Oft zu schnell. Denn im Geschäftsverkehr unterliegen sie denselben Bestimmungen wie andere Geschäftsunterlagen, einschließlich der Pflicht zu Archivierung.
Mit einer E-Mail kann wie mit einem Brief oder einem Fax eine verbindliche Willenserklärung abgegeben werden. Geschäftliche E-Mails wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Rechnungen müssen nach denselben Vorschriften wie sie auch für Geschäftsbriefe gelten abgefasst werden. Das heißt, Firma und Rechtsform müssen genannt werden, ferner der Sitz des Unternehmens, das zuständige Handelregister und die Handelregisternummer sowie der Vertretungsberechtigte Firmeninhaber oder Geschäftsführer.
Im Postfach gilt als zugegangen
Auch für den Zugang einer EMail gelten analoge Regeln wie beim Geschäftsbrief. Zu behaupten, man habe eine Mail nicht er halten, ist schwierig, wenn der Absender deren Versand belegen kann. Eine E-Mail gilt nämlich dann als zugegangen, wenn sie im Postfach des Empfängers angekommen ist und der Empfänger sie während der üblichen Geschäftszeiten öffnen kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Mail lokal abgerufen wird oder das Postfach sich auf dem Server des Providers befindet. Geschäftliche E-Mails dürfen auch nicht ohne Weiteres gelöscht werden, sie unterliegen der Archivierungspflicht. Das Handelsrecht wie auch das Steuerrecht sehen zwingend vor, dass alle Dokumente, die ein Handelsgeschäft betreffen, archiviert werden müssen, um eine lückenlose Dokumentation des Vorgangs sicherzustellen. Dies betrifft auch die elektronische Korrespondenz.
Nützliche Outlook-Tipps
Outlook ist das meistgenutzte Programm zur Organisation von Terminen und Kontakten. Mit unseren Outlook-Tipps können Sie sich die Arbeit noch leichter machen.
Termine komfortabel vergleichen
Eine typische Situation bei Terminabsprachen: Ein Kunde oder Mitarbeiter schlägt Ihnen mehrere Tage vor, an denen ein Termin vereinbart werden könnte. Statt nun im Outlook-Kalender von einem Tag zum anderen zu scrollen, können Sie sich beliebige auch nicht zusammenhängende Tage nebeneinander anzeigen lassen, um die Verfügbarkeit zu prüfen. Drücken Sie dazu einfach die Strg-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie nacheinander die gewünschten Tage im Monatskalender anklicken.
E-Mails nach dem Empfang bearbeiten
Es kommt immer wieder vor, dass Sie eine empfangene Mail lesen, Ihnen einige wichtige Anmerkungen für die Antwort einfallen, Sie aber gerade keine Zeit haben, die Nachricht auszuformulieren. Ein kleiner Trick hilft weiter:
• Öffnen Sie die Mail und wählen Sie das Menü Bearbeiten-Nachricht bearbeiten (Outlook 2003 und 2002/XP), Nachricht-Aktionen-Andere Aktionen-Nachricht bearbeiten (Outlook 2007) oder Nachricht- Aktionen-Nachricht bearbeiten ( Outlook 2010) an.
• Sie können nun den Nachrichtentext beliebig bearbeiten. Fügen Sie Anmerkungen ein oder heben Sie die Passagen hervor, um die Sie sich kümmern müssen.
• Speichern Sie die Mail und schließen Sie sie. Wenn Sie sich an die tatsächliche Beantwortung der Nachricht machen, stehen Ihnen Ihre Kommentare sofort zur Verfügung.
Angriffsziel Smartphone
In vielen Fällen ersetzt ein modernes Smartphone unterwegs das Notebook. Oft wird nicht beachtet, dass für dieses mobile Gerät die gleichen Sicherheitsstandards gelten sollten wie für einen Computer.
Wenn Handys und Smartphones nicht ausreichend geschützt sind, ist es laut dem aktuellen Lagebericht IT-Sicherheit des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für Kriminelle möglich, auch über drahtlose Schnittstellen schädliche Software auf die Geräte einzuschleusen. Genutzt werden könne dafür etwa eine WLAN-Verbindung. Auch Bluetooth, mit denen sich Handys z. B. mit Freisprecheinrichtungen verbinden lassen, kann dazu ausgenutzt werden.
Schnittstellen nur bei Bedarf aktivieren
Generell gilt laut BSI, dass Smartphones in punkto Sicherheit wie Computer und Laptops behandelt werden sollten. Zusätzlich sollte der Smartphone-Besitzer darauf achten, ob und wie das Gerät über WLAN, Bluetooth oder andere Schnittstellen mit der Außenwelt kommuniziert, und nach Möglichkeit alle drahtlosen Schnittstellen nur bei Gebrauch aktivieren.
Vorsicht am Hotspot
Insbesondere bei der Einwahl ins Netz über einen Hotspot sollte man Vorsicht walten lassen. Kriminelle Hacker versuchen gern, namensähnliche drahtlose Netzwerke in der Umgebung von „sauberen“ Hotspots einzurichten. Loggt sich der Nutzer auf einem solchen „unsauberen“ Hotspot ein, können sensible Daten leicht in den Besitz der Hacker gelangen. Deshalb empfiehlt das BSI, den Hotspot immer manuell auszuwählen. Vor allem aber sollte man nicht mit Administratorrechten im Netz unterwegs sein, ein Eindringling hätte in diesem Fall unbeschränkten Zugriff auf das gesamte System.
Deutsch für Computer
Richtiges und gutes Deutsch zu schreiben ist kein Luxus. Auf eine Rechtschreibprüfung sollte man weder beim Schreiben von Briefen noch beim Verfassen von E-Mails oder Texten für das Internet verzichten.
Überall dort, wo jemand im Namen des Unternehmens per Brief oder E-Mail schriftlich auftritt, ist es von Bedeutung, Rechtschreibregeln einzuhalten und Tippfehler zu vermeiden. Mit schlechtem Deutsch und mangelhafter Orthografie kann man sein Image sehr schnell und gründlich ruinieren.
Besonders schwer wiegt eine Häufung von Rechtschreibfehlern, weil eine Rechtschreibprüfung kein besonderer Luxus ist. Ob Textverarbeitung oder Webbrowser, eine Rechtschreibkontrolle lässt sich einfach nachrüsten, sofern sie nicht schon integriert ist. Aus welchem Grund auch immer auf die Nutzung einer Rechtschreibprüfung zu verzichten, ist ein Fehler. Ein gutes Rechtschreibprogramm korrigiert nicht nur Schreibfehler, es achtet auch auf die korrekte Grammatik und eine dem Thema angemessene Wortwahl. Was den Umfang dieser Services angeht, sind externe Korrekturprogramme den in Officeprogrammen integrierten deutlich überlegen.
Gutes Deutsch im ganzen Unternehmen
Dezentral schreiben – zentral korrigieren. Nach diesem Verfahren kann ein Unternehmen mit einem zentral eingesetzten Korrekturprogramm und mithilfe eigener Wörterbücher die Aufnahme neuer Wörter in das Prüfverfahren, die Festlegung von Hausschreibungen oder die Einrichtung eigener Ausnahmewörterbücher für Sonderfälle so administrieren, dass sie jederzeit lokal und extern verfügbar sind und für eine einheitliche Schreibung sorgen.
E-Mails für den Müll
Ob eindeutig zweideutige Angebote oder die ultimative Chance, ohne Mühe schnell reich zu werden – mehr als 95 Prozent aller verschickter E-Mails sind Spam. Sie sind nicht nur lästig, sondern mit versehentlich geöffneten Spam- Mails kann man sich auch schnell Schadprogramme auf den Rechner holen.
Was kann man als Nutzer gegen diese Plage tun? „Vor allem, seine Internetadresse nicht mehr als nötig im Web verbreiten“, rät die Computerfachzeitschrift „c‘ t“. Die immer beliebter werdenden „social networks“ im Web gehen sehr frei mit den Daten ihrer Nutzer um. Eine aktuelle Studie der Stiftung Warentest hat allen beteiligten „Communities“ in Sachen Datenschutz ein „mangelhaft“ bescheinigt.
Wer seine E-Mail Adresse veröffentlichen muss, etwa im Impressum seiner Website, sollte in dies nicht als Text, sondern in Form einer Bilddatei tun. Diese ist zwar für Menschen lesbar, aber nicht für die Such-Robots der Spammer. Falls man, z. B. um sich testweise irgendwo anzumelden, eine E-Mail Adresse angeben muss, sollte dafür eine einmalige „Wegwerf-Adresse“ verwendet werden. Melden kann man Spammer bei der Adresse www.internet-beschwerdestelle.de.
Werksspionage per Handy
Mobilfunkkomponenten werden immer intelligenter, die Manipulationsmöglichkeiten werden damit vielfältiger. Die Gefahr, dass ein mobiles Endgerät unbemerkt zum Abhörgerät umfunktioniert wird, ist heute vorhanden.
Mobile Endgeräte sind über GSM bzw. UMTS ständig erreichbar, standardisierte Betriebssysteme erhöhen die Anfälligkeit für Viren und Trojaner. In vielen Behörden und Unternehmen wird daher bei wichtigen Besprechungen ein „Handy-Verbot“ ausgesprochen. Die Einhaltung dieses Verbots kann durch eine Überwachung der Mobilfunk-Aktivitäten im Besprechungsraum kontrolliert werden.
Für die öffentliche Verwaltung der Bundesrepublik Deutschland sowie für Unternehmen und Organisationen mit erhöhtem Schutzbedarf hat das BSI in Zusammenarbeit mit Siemens Home and Office Communication einen Mobilfunkdetektor zur Serienreife entwickelt, mit dem GSM-, UMTS- und DECT-Telefonate detektiert werden können. Egal, ob Sprache oder Daten übertragen werden, beides wird durch den Detektor erkannt. Auch SMS-, MMS-, GPRSoder HSCSD-Kommunikationen werden vom Gerät gemeldet.