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Die Risiken von WhatsApp im Unternehmen

beruhren bildschirm elektrik 346742 Porapak Apichodilok kleinerAb 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU – allerspätestens dann müssen Unternehmen das unkalkulierbare Risiko von Kommunikationsdiensten wie WhatsApp oder Slack ernst nehmen. Erfahren Sie, warum genau jetzt der richtige Zeitpunkt ist, sich nach sicheren Alternativen umzusehen.


In den letzten Jahren haben neue Modelle unsere bisherige Arbeitsweise komplett revolutioniert. So gehören Anwesenheitspflicht mit starren Arbeitszeiten in vielen Unternehmen der Vergangeheit an. Als zentrale Arbeitsmittel des ortsunabhängigen Arbeitens haben sich längst Laptop und Smartphone etabliert. Doch in welchem Verhältnis stehen Datenschutzrichtlinien zu der Nutzung von Messenger-Diensten, wie WhatsApp und Co?

Hohe Bußgelder bei Verstößen

Waren die Strafen für Verstöße gegen Datenschutzregularien zuletzt eher moderat, wird sich dies mit der Einführung der EU-Verordnung grundsätzlich ändern. Denn bei Nicht-Einhaltung drohen mitunter empfindlich hohe Bußgelder. Vor allem Messenger-Dienste werden in diesem Zusammenhang schnell zu einer Gefahr, da sie keinen ausreichenden Schutz personenbezogener Daten bieten. Neben bekannten Risiken wie Datenverlust durch Anwenderfehler, das Einschleusen von Malware oder Datendiebstahl, sind Daten-Kraken die mitunter größte Gefahr. Viele Applikationen lesen die Adressbücher der Nutzer inklusive E-Mail-Kontakten und Telefonnummern von Kollegen, Kunden und Partnern aus und geben diese (im Fall von WhatsApp) an Server in den USA weiter, was häufig deren amerikanischen Ursprung geschuldet ist. Der europäische Gesetzgeber hingegen fordert jedoch, personenbezogene Daten nicht in Drittländern zu speichern, in welchen ein zu niedriges Datenschutzniveau herrscht.

Ein Datenschutz-Dilemma

Nun stellt sich die spanndende Frage: „Kann ein Unternehmen bei Smartphones, die es seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, die Auswahl installierter Applikationen einschränken, auch wenn der Arbeitnehmer das Gerät privat nutzen darf?" Und wie steht es um das Konzept - bring your own device?

Den Mitarbeitern Messaging-Dienste wie WhatsApp, Slack oder Skype einfach zu verbieten, wird in den seltensten Fällen zum gewünschten Ergebnis führen. Im Gegenteil häufig entwickelt sich dadurch eine hochriskante Schatten-IT.

Mögliche Lösungsansätze

An erster Stelle steht die Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeiter, über Risiken und Gefahren, die mit der Nutzung der Messenger-Dienste einhergehen. Im nächsten Schritt gilt es, von Unternehmensseite aus sich über sicherer Alternativen zu informieren. Eine Möglichkeit besteht in Unified-Communications-Lösungen, die ebenfalls als App verfügbar sind und Chats sowie Dateiaustausch ermöglichen. Der große Unterschied zu Messenger-Diensten besteht allerdings darin, dass die Daten auf eigenen Servern und Plattformen geführt werden. Folglich bleibt die Datenhoheit erhalten und sämtliche Inhalte werden sicher archiviert.

Es sollte jedoch keinesfalls die Bedeutung der Usability außer Acht gelassen werden. Gerade durch die private Nutzung der Messenger-Dienste sind die Anwender eine intuitive und komfortable Bedienoberfläche gewohnt und erwarten Entsprechendes auch im Business-Kontext, damit sich die Nutzung der sicheren Alternative langfristig durchsetzt.

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